Praxissoftware für Physiotherapie: Abrechnung, TI und Kosten

Physiotherapiepraxen stehen vor zwei Weichenstellungen: bis zum 1. Oktober 2027 muss die Telematikinfrastruktur (TI) produktiv sein, sofern gesetzlich Versicherte behandelt werden, und parallel verschiebt sich der Softwaremarkt hin zu integrierten TI‑, Abrechnungs‑ und Verwaltungsfunktionen [1][2][3][14]. Weil TI‑Ausstattung und Betrieb über Pauschalen refinanziert werden, entscheidet die Praxis vor allem über passende Praxissoftware und TI‑Lösung – nicht über zusätzliche TI‑Kosten [4][6][8][12].

TI-Pflicht, Fristen und Geltungsbereich: Was für Ihre Praxis gilt

Die TI‑Anbindungspflicht für Heilmittelerbringer, einschließlich Physiotherapiepraxen, wurde vom ursprünglich vorgesehenen 1. Januar 2026 auf den 1. Oktober 2027 verschoben. Grundlage sind das BEEP‑Gesetz in Verbindung mit § 360 SGB V und dem DVPMG; der neue Stichtag ist fachlich bestätigt und kommuniziert [1][2][3][13][14]. Die Pflicht betrifft nur Praxen, die gesetzlich Versicherte behandeln; rein privat tätige Praxen sind nach aktuellem Stand vorerst ausgenommen [14]. Praktisch bedeutet das: Wer mit GKV‑Verordnungen arbeitet, muss bis spätestens Oktober 2027 eine produktive TI‑Anbindung bereitstellen und in die Alltagsprozesse integrieren [2][14].

Für die Auswahl Ihrer Praxissoftware ist relevant, dass Anbieter TI‑Module, KIM‑Integration und künftige e‑Verordnungs‑Workflows unterstützen. Zudem müssen TI‑Komponenten den aktuellen Kryptostandard erfüllen, da RSA‑only‑Konnektoren seit dem 1. Januar 2026 nicht mehr zulässig sind und ECC vorgeschrieben ist [2][9][14]. Diese technische Grenze beeinflusst Ihre Einkaufsliste, Ihre Update‑Planung und die Anbieterwahl gleichermaßen.

TI-Pauschalen: Refinanzierung, Beträge und Antragsweg

Der Gesetzgeber hat die kostenneutrale TI‑Anbindung für Heilmittelerbringer vorgegeben. Die gesetzlichen Krankenkassen refinanzieren Ausstattung und Betrieb über monatliche TI‑Pauschalen, die quartalsweise über ein Antragsportal des GKV‑Spitzenverbandes ausgezahlt werden [4][6][8][12]. Für Physiotherapiepraxen liegt die monatliche Grundpauschale 2026 bei rund 213,75 Euro pro Praxis; zusätzlich gibt es rund 7,99 Euro monatlich je weitere Mitarbeitenden mit eigenem eHBA [6][8]. Zum Vergleich: 2024 betrug die Grundpauschale 200,22 Euro, 2025 207,93 Euro; die Zuschläge je Mitarbeitenden lagen jeweils bei etwa 7,5 bis 7,8 Euro [6][7][12].

Die Auszahlung erfolgt rückwirkend und quartalsweise über das GKV‑Portal; auch frühzeitig angebundene Praxen können die Pauschalen beantragen [4][7][8]. In der Grundpauschale sind neben Karten‑ und Gerätekosten auch laufende Betriebskosten für Konnektor oder TI‑Gateway, Kartenterminal und KIM enthalten. Bei marktüblichen Konditionen liegen die effektiven Zusatzkosten der Praxis dadurch nahe null [4][6][8]. Für die Budgetplanung heißt das: TI‑Aufwände werden im Regelbetrieb laufend kompensiert; Ihre wirtschaftliche Steuerung verlagert sich auf Softwarewahl, Servicelevel und interne Prozesskosten.

Einmalige TI-Karten und laufende TI-Betriebskosten korrekt einplanen

Für den TI‑Start fallen typischerweise einmalige Kartenkosten von rund 965 bis 1.000 Euro an: die SMC‑B‑Institutionskarte kostet etwa 460 bis 465 Euro, der eHBA etwa 500 Euro [4][8]. Diese Aufwendungen fließen in die GKV‑Refinanzierung ein und werden faktisch über die TI‑Pauschalen ausgeglichen [4][8]. In der laufenden Versorgung deckt die Grundpauschale Betriebskosten wie Konnektor oder TI‑as‑a‑Service, Kartenterminal und KIM‑Dienst ab [4][6][8].

Organisatorisch empfiehlt sich eine saubere Nachweisführung: Verträge, Rechnungen und Aktivierungsprotokolle strukturiert ablegen, Personalstammdaten mit eHBA‑Status pflegen und Quartalstermine für den Antrag im GKV‑Portal fest im Kalender verankern [4][7][8]. So minimieren Sie Rückfragen und sichern die fristgerechte Auszahlung. Parallel prüfen Sie die Zahl der eHBA‑Inhaber:innen in der Praxis: Der Zuschlag je Mitarbeitenden mit eHBA erhöht die Refinanzierung, während die tatsächliche Notwendigkeit eHBAs nach Rolle und Prozessverantwortung variiert [6][8][12].

Konnektor vor Ort oder TI-as-a-Service: Technische Optionen im Vergleich

Praxen können zwischen einem physischen Konnektor im eigenen Netzwerk und einem Cloud‑basierten TI‑Gateway (TI‑as‑a‑Service) wählen [2][5][14]. Beide Varianten müssen spätestens zum Stichtag produktiv sein, sofern GKV‑Patient:innen behandelt werden [2][14]. Die Entscheidung betrifft Betrieb, Ausfallsicherheit, Support und interne IT‑Kompetenzen:

• Physischer Konnektor: Lokale Kontrolle, Abhängigkeit von eigener Infrastruktur, Wartungsfenster und Hardwarezyklen. ECC‑Fähigkeit zwingend; RSA‑only seit 1. Januar 2026 unzulässig [2][9][14].
• TI‑as‑a‑Service: Auslagerung von Betrieb und Updates, geringere lokale IT‑Last, Vertragsbindung und klare SLA‑Prüfung; erfüllt bei zertifizierten Anbietern die ECC‑Anforderungen [2][5][14].

Für beide Wege gilt: Kartenterminal‑Anbindung, KIM‑Provider, eHBA‑Nutzung und Software‑Workflows müssen Ende‑zu‑Ende getestet sein. Der TI‑Atlas der gematik weist eine überwiegend stabile TI‑Wahrnehmung bei bereits angebundenen Leistungserbringern aus (rund drei Viertel der Apotheken, mehr als zwei Drittel der Arztpraxen und Krankenhäuser), was als Indikator für die erwartbare Betriebsstabilität dient [11].

Praxissoftware: Funktionen, TI-Integration und Kostenrahmen

Aktuelle Praxissoftware für Physiotherapie integriert zunehmend TI‑Funktionen wie KIM, Kartenleser‑Anbindung und vorbereitende e‑Rezept/e‑Verordnungs‑Workflows für relevante Heilmittelbereiche [4][5][15]. Im Markt werden Lösungen für Mehrplatz‑Praxen typischerweise ab etwa 200 Euro pro Monat angeboten; die TI‑Betriebsanteile sind durch die GKV‑Pauschalen gegenfinanziert [4][5]. Bei der Auswahl sollten Sie neben Terminplanung, Dokumentation, Heilmittel‑Abrechnung und Auswertungen besonders prüfen:

• TI‑Kompatibilität: ECC‑fähige Komponenten, zertifizierte Schnittstellen, KIM‑Integration, Kartenleser‑Support [2][9][14].
• Abrechnung: GKV‑Heilmittel‑Kataloge, Positionslogik, Plausibilitäten, DTA‑Erzeugung, Storno‑ und Korrekturprozesse.
• Workflow‑Tiefe: Verordnungserfassung, Genehmigungsstatus, Zuzahlungs‑Handling, Ausfall‑ und Vertretungsregeln.
• Rollen & Rechte: eHBA‑gebundene Signaturen, Dokumentationspflichten, Datenschutz.
• Reporting: Auslastung, Rezeptstatus, Offene Posten, Kennzahlen pro Therapeut:in und Leistung.

Beachten Sie, dass viele Verbände die Verschiebung und die kostennahe Neutralität bestätigen und fortlaufend zur TI informieren. Das erleichtert die Roadmap‑Planung mit Ihrem Softwareanbieter [3][7][12].

Schritt-für-Schritt: Von der Softwarewahl bis zur TI-Pauschale

1. Bedarf klären: Leistungsspektrum, Zahl der Arbeitsplätze, eHBA‑Bedarf pro Rolle, KIM‑Prozesse skizzieren [4][6][8][12].
2. Anbieter shortlist: TI‑Funktionen, ECC‑Kompatibilität, Abrechnungsumfang und Supportzeiten vergleichen [2][5][14][15].
3. TI‑Weg wählen: Physischer Konnektor vs. TI‑as‑a‑Service; SLA, Update‑Zyklen, Fallback‑Szenarien festlegen [2][5][14].
4. Karten & Hardware bestellen: SMC‑B (ca. 460–465 Euro) und eHBA (ca. 500 Euro) einkalkulieren [4][8].
5. Installation & Tests: Kartenaktivierung, KIM‑Postfach, Kartenleser, Signaturtests, Abrechnungs‑Probeläufe [4][6][8].
6. Dokumentation: Verträge, Rechnungen, Aktivierungsprotokolle, Personal‑eHBA‑Liste pflegen [4][7][8].
7. Pauschalen beantragen: Quartalsweise, rückwirkend über das GKV‑Antragsportal; Fristen terminieren [4][7][8].

Dieser Ablauf minimiert Übergangszeiten und bündelt Verantwortung zwischen Praxisleitung, IT‑Dienstleister und Softwareanbieter.

Wirtschaftliche Bewertung: TI-Kosten, Softwarebudget und TCO

Mit der Grundpauschale 2026 von rund 213,75 Euro pro Praxis zuzüglich 7,99 Euro je weiteren eHBA‑Inhaber:in werden die TI‑Standardkosten (Konnektor/TI‑Gateway, Kartenleser, KIM, ein eHBA) faktisch ausgeglichen [6][8]. Die früheren Pauschalen 2024 (200,22 Euro) und 2025 (207,93 Euro) zeigen einen moderaten Anstieg, der die Kostenentwicklung am Markt adressiert [6][7][12]. Für Ihre Total Cost of Ownership trennen Sie konsequent:

• TI‑Kosten: durch Pauschalen abgefedert, effektiv nahe null bei marktüblichen Konditionen [4][6][8].
• Praxissoftware: Lizenz/Subscription ab ca. 200 Euro/Monat für Mehrplatz‑Praxen, abhängig von Modulen und Support [4][5].
• Prozesskosten: Schulung, Rollout, interne Umstellungszeit; stark abhängig von Anbieter und Team.

Budgetseitig verschiebt sich der Hebel damit auf die Effizienzgewinne durch gut integrierte Software: Fehlerarme Abrechnung, weniger Rückläufer, kürzere Verwaltungszeiten und klare Kennzahlen mindern indirekte Kosten langfristig stärker als absolute Lizenzpreise.

Risiko- und Compliance-Aspekte: Kryptografie, Updates und Dokumentation

Seit 1. Januar 2026 sind RSA‑only‑Konnektoren unzulässig; ECC ist verpflichtend. Alte Konnektoren müssen ersetzt oder auf konforme Lösungen migriert werden [2][9][14]. Prüfen Sie Verträge auf Update‑Anspruch, Austauschmodalitäten und Fristen. Dokumentieren Sie technische Änderungen, Verantwortlichkeiten und Testnachweise. Für KIM‑Kommunikation und eHBA‑Nutzung sind Rollen und Vertretungen sauber zu regeln, um Signaturen und Nachrichtenrouten jederzeit sicherzustellen [4][6][8].

Für das Störungsmanagement helfen klare Fallback‑Prozesse (Papier‑Workaround, Terminverschiebung, Nachsignatur), definierte Ansprechpartner und SLA‑basierte Reaktionszeiten. Der TI‑Atlas signalisiert eine mehrheitlich stabile TI‑Wahrnehmung bei anderen Leistungsbereichen – ein positives Signal, dennoch sind Praxisinterne Notfallpläne sinnvoll [11].

Kommunikation im Team und gegenüber Patient:innen

Interne Kommunikation fokussiert auf Verantwortlichkeiten: Wer beantragt Karten, wer pflegt das KIM‑Postfach, wer kontrolliert Pauschalen und Fristen, wer setzt Softwareupdates? Schulungen vor Go‑live und kurze Checklisten für Rezeptannahme, Verordnungskontrolle und Signaturprozesse helfen, Rückläufer zu vermeiden [4][6][8][12].

Gegenüber Patient:innen genügt eine knappe Information zur digitalen Verarbeitung von Verordnungen, ohne Details zur TI‑Technik. Bei Nachfragen sollten Mitarbeitende die Abläufe verständlich erklären können und auf Datenschutz sowie Verordnungs‑Sicherheit verweisen. Dokumentieren Sie besondere Vorkommnisse (z. B. Systemausfall) intern, um Erstattungsanträge und Nacharbeiten nachvollziehbar zu halten [4][7][8].

Häufige Fragen

Gilt die TI-Pflicht für jede Physiotherapiepraxis?

Nein. Die Pflicht betrifft Praxen, die gesetzlich Versicherte behandeln. Rein privat tätige Praxen sind nach aktuellem Stand vorerst ausgenommen. Für GKV‑Praxen ist der produktive TI‑Anschluss bis zum 1. Oktober 2027 umzusetzen [14]. Grundlage ist die Fristverschiebung per BEEP‑Gesetz in Verbindung mit § 360 SGB V und DVPMG [1][2][3][14].

Wie werden TI-Kosten erstattet und wann fließt Geld?

Über monatliche TI‑Pauschalen der GKV, die quartalsweise rückwirkend über das GKV‑Antragsportal ausgezahlt werden. Die Pauschalen decken Ausstattung und Betrieb, inklusive KIM, Kartenleser, Konnektor/TI‑Gateway und einen eHBA, faktisch kostenneutral ab [4][6][7][8][12].

Wie hoch ist die TI-Pauschale für Physiotherapiepraxen 2026?

Die monatliche Grundpauschale beträgt rund 213,75 Euro je Praxis. Zusätzlich gibt es rund 7,99 Euro monatlich je weitere Mitarbeitenden mit eigenem eHBA. Frühere Werte lagen 2024 bei 200,22 Euro und 2025 bei 207,93 Euro, mit Zuschlägen um 7,5–7,8 Euro [6][7][8][12].

Muss ich vorhandene Konnektoren austauschen?

Ja, sofern es sich um RSA‑only‑Konnektoren handelt. Seit dem 1. Januar 2026 ist nur noch ECC zulässig. Prüfen Sie Ihre Komponenten und Verträge und migrieren Sie auf ECC‑fähige Hardware oder TI‑as‑a‑Service‑Lösungen [2][9][14]. Planen Sie Tests mit Kartenlesern, KIM und eHBA vor dem Go‑live.

Was kostet Praxissoftware und was ist über TI-Pauschalen abgedeckt?

Praxissoftware für Mehrplatz‑Praxen startet typischerweise ab etwa 200 Euro pro Monat, abhängig von Modulen und Support. TI‑Betriebsteile (Konnektor/TI‑Gateway, Kartenleser, KIM, ein eHBA) werden über die GKV‑Pauschalen refinanziert, sodass die Netto‑Mehrkosten für TI im Regelfall nahe null liegen [4][5][6][8].

Fazit

Für Physiotherapiepraxen ist die TI‑Anbindung bis zum 1. Oktober 2027 Pflicht, sofern GKV‑Patient:innen behandelt werden. Die TI‑Kosten werden über Pauschalen faktisch kostenneutral refinanziert; der wirtschaftliche Fokus liegt damit auf der Wahl der Praxissoftware und der TI‑Betriebsform. Prüfen Sie ECC‑Konformität, KIM‑Integration, Abrechnungs‑Workflows und SLA‑gestützten Support. Mit strukturierter Umsetzung, sauberer Dokumentation und quartalsweisen Anträgen sichern Sie Refinanzierung, reduzieren Prozesskosten und schaffen belastbare digitale Routinen [1][2][4][6][8][12][14].