GKV-Zulassung für Ergotherapiepraxen: Antrag und Checkliste

Die GKV-Zulassung für Ergotherapiepraxen entscheidet über Zugang zur vertragsärztlichen Versorgung. Dieser Leitfaden bündelt die verbindlichen Anforderungen für Antrag und Praxisbetrieb inklusive prüffester Checkliste. Grundlage sind Vertrag und Anlagen in der Lesefassung nach Ergänzungsvereinbarung vom 16.03.2026, mit Fokus auf Zulassung, Räume, Ausstattung, Hausbesuche und Fristen [1][2].

GKV-Zulassung für Ergotherapiepraxen: Rechtsrahmen und Ablauf

Der Vertrag nach § 125 Absatz 1 SGB V regelt die Versorgung, Vergütung und Qualitätsanforderungen der Ergotherapie und verweist auf seine Anlagen 1 bis 7, darunter Leistungsbeschreibung, Vergütungsvereinbarung, Abrechnung, Fortbildung, Zulassungsvoraussetzungen und technische Vorgaben für telemedizinische Leistungen [2]. Behandlungen zu Lasten der GKV sind erst nach erteilter Zulassung nach § 124 SGB V zulässig. Die Zulassung ist durch die zuständige Arbeitsgemeinschaft (ARGE) nach Vorlage der gemäß § 11 Absatz 7 erforderlichen Unterlagen unverzüglich zu erteilen [2]. Für Krankenhäuser und Rehabilitationseinrichtungen gilt der Vertrag nach Maßgabe des § 124 Absatz 5 SGB V entsprechend, ohne dass es einer Zulassung oder Anerkennung des Vertrages bedarf [2]. Die Lesefassung der maßgeblichen Regelungen basiert auf der Ergänzungsvereinbarung vom 16.03.2026 [1][2].

Zulassungsvoraussetzungen: Qualifikation und fachliche Leitung

Zulassungsfähig sind ausschließlich Personen, die gemäß Ergotherapeutengesetz zur Führung der Berufsbezeichnung „Ergotherapeutin“ oder „Ergotherapeut“ berechtigt sind, einschließlich Absolventinnen und Absolventen von Studiengängen der Ergotherapie [1]. Ist der oder die zugelassene Leistungserbringende eine juristische Person oder Personenvereinigung, ist gegenüber der ARGE eine fachliche Leitung zu benennen. Die Aufteilung der fachlichen Leitung im Job-Sharing ist möglich und auf zwei Leistungserbringende begrenzt. Auch wenn eine natürliche Person selbst die Qualifikation nach Anlage 5 nicht erfüllt, muss die fachliche Leitung gewährleistet und benannt sein [2]. Bei begründetem Ausfall der fachlichen Leitung (z. B. Krankheit, Urlaub, Fortbildung, Schwangerschaft, Elternzeit, Pflegezeit, Kündigung, Tod) ist eine Vertretung für bis zu sechs Monate möglich. In Vertretungsfällen kann von den organisatorischen Vorgaben nach § 12 Absatz 1 begründet abgewichen werden [2].

Praxisräume: Flächen, Räume und bauliche Mindeststandards

Erforderlich sind mindestens 20 m² gesamte Therapiefläche in der Praxis [1]. Für jede gleichzeitig tätige Leistungserbringende oder jeden gleichzeitig tätigen Leistungserbringenden ist ein Therapieraum mit mindestens 12 m² vorzuhalten; entfällt, wenn sich Therapiezeiten nicht überschneiden. Die Art des Beschäftigungsverhältnisses ist dabei unerheblich [1]. Therapieräume dürfen keine Durchgangsräume sein, außer es liegen dahinter ausschließlich Räume, die während der Therapieeinheit nicht genutzt werden [1]. Alle Räume müssen angemessen be- und entlüftbar, beheiz- und beleuchtbar sein. Der Richtwert für die lichte Deckenhöhe in Therapieräumen beträgt mindestens 2,40 m. Zudem sind die aktuelle Arbeitsstättenverordnung und die jeweilige Landesbauordnung zu beachten [1]. Auf Anforderung der Zulassungsstelle muss innerhalb von 14 Tagen ein aussagekräftiger Raumbelegungsplan vorgelegt werden. Diese Pflicht ist insbesondere relevant, wenn mehrere Leistungserbringende zeitgleich tätig sind [2].

Pflichtausstattung und Materialien: Was die ARGE erwartet

Zur Pflichtausstattung zählen mindestens: Therapiematte oder -liege; adaptierbarer Arbeitstisch; adaptierbarer Arbeitsstuhl; Tisch für ergotherapeutische Mittel; Spiegel; therapeutisches Material für alle Altersstufen; Material für Aktivitäten des täglichen Lebens oder zur Herstellung von Alltagshilfen; Therapiematerial für Wahrnehmungstraining; psychomotorisches und graphomotorisches Übungsmaterial; Werkzeug und Materialien für ergotherapeutische Mittel [1]. Optional sinnvoll sind Computerausstattung für therapeutischen Einsatz, Schienenmaterial nach Bedarf sowie Ausstattung zur Durchführung von Assessment- und Screeningverfahren [1]. Für Hausbesuche führen Leistungserbringende das geeignete und notwendige Material entsprechend den individuellen Therapieinhalten und -zielen der oder des Versicherten mit sich [1]. Halten Sie die Pflichtausstattung prüffest vor und dokumentieren Sie deren Verfügbarkeit, um eine zügige Zulassungsentscheidung zu unterstützen.

Hausbesuche, externe Einsätze und Telemedizin rechtssicher planen

Zugelassene Praxen sind verpflichtet, verordnete Hausbesuche sicherzustellen, wenn der Wohnort der oder des Versicherten in einem Radius von 10 Kilometern um die Praxis liegt. Darüber hinaus ist die jeweils zum Wohnort nächstgelegene zugelassene Praxis verpflichtet [2]. Der Einsatz von Leistungserbringenden, die ausschließlich außerhalb der Praxis tätig sind, ist möglich, sofern sie vertraglich an die Praxis angebunden sind und die ordnungsgemäße Aufgabenerfüllung überwacht wird [2]. Telemedizinische Leistungen werden als synchrone Onlinebehandlung per Videoübertragung in Echtzeit verstanden; aufgezeichnete Videos oder DiGA sind keine alleinige Behandlung, können innerhalb einer Therapieeinheit jedoch ergänzend genutzt werden. Die technischen Voraussetzungen sind in Anlage 7 geregelt [2]. Für Hausbesuche gilt: Material ist so mitzunehmen, dass die verordneten Ziele erreicht werden können [1]. Planen Sie Touren und Zuständigkeiten so, dass Fristen und Distanzen wirtschaftlich eingehalten werden [2].

Behandlungsbeginn, Unterbrechungen und Dokumentation

Mit der Behandlung darf erst nach erteilter Zulassung begonnen werden [2]. Fristen: Regelbeginn innerhalb von 28 Kalendertagen nach Ausstellung der Verordnung; bei dringlichem Behandlungsbedarf innerhalb von 14 Kalendertagen; im Entlassmanagement Beginn innerhalb von 7 Kalendertagen nach Entlassung oder unmittelbar im Anschluss an die stationsäquivalente psychiatrische Behandlung [2]. Wird eine Behandlung länger als 14 Kalendertage unterbrochen, verliert die Verordnung ihre Gültigkeit. In begründeten Ausnahmefällen (therapeutisch indiziert T, Krankheit K, Ferien oder Urlaub F oder U) sind Unterbrechungen in Summe bis zu 70 Kalendertage möglich. Überschreitungen sind gegenüber der Krankenkasse zu begründen [2]. Jede abgegebene Leistung ist auf der Rückseite der Verordnung mit Datum und Leistung darzustellen und von der oder dem Versicherten unmittelbar zu unterschreiben. Vorausbestätigungen, Globalunterschriften und Korrekturmittel sind unzulässig [2]. Die Verlaufsdokumentation ist je Behandlungseinheit fortzuschreiben und vier Jahre nach Ablauf des Kalenderjahres des Serienabschlusses aufzubewahren; zusätzlich gilt § 630f BGB [2].

Antrag stellen: Schritte, Unterlagen und Mitarbeitermeldung

Die Zulassung erteilt die zuständige ARGE nach Vorlage der gemäß § 11 Absatz 7 erforderlichen Unterlagen unverzüglich [2]. Der Vertrag gilt für nach § 124 SGB V zugelassene Leistungserbringende und umfasst die Anerkennung der Vertragsinhalte inklusive Anlagen [2]. Bei Anstellung therapeutisch tätiger Personen erfolgt eine unverzügliche Mitarbeitermeldung an die ARGE mit Name, Geburtsdatum, Kopie der Berufsurkunde und vertraglicher Wochenarbeitszeit. Endet die Tätigkeit, ist dies ebenfalls unverzüglich zu melden. Auf Anforderung sind innerhalb von 14 Tagen aussagekräftige Raumbelegungspläne vorzulegen [2]. Der Einsatz von Schülerinnen, Schülern sowie Studierenden im Rahmen der praktischen Ausbildung ist möglich, sofern ein schriftlicher Ausbildungsvertrag mit der Fach- und oder Hochschule besteht und die Tätigkeit abhängig vom Lernstand unter ständiger Aufsicht und Anleitung der oder des Zugelassenen oder einer entsprechend fachlich qualifizierten Ausbildungsperson erfolgt. Die oder der Zugelassene haftet für deren Leistungen [2].

Prüffeste Checkliste GKV-Zulassung Ergotherapie

1. Person & Qualifikation

• Berechtigung zur Führung der Berufsbezeichnung nach Ergotherapeutengesetz bzw. ergotherapeutischer Studienabschluss nachweisbar [1].
• Falls erforderlich: fachliche Leitung benennen, Job-Sharing bis maximal zwei Personen, Vertretung bis zu sechs Monate möglich [2].

2. Räume & Organisation

• Gesamt-Therapiefläche mindestens 20 m² [1].
• Pro gleichzeitig tätiger Person ein Therapieraum mit mindestens 12 m²; keine Durchgangsräume [1].
• Räume be- und entlüftbar, beheiz- und beleuchtbar; lichte Höhe in Therapieräumen Richtwert mindestens 2,40 m; Arbeitsstättenverordnung und Landesbauordnung beachten [1].
• Raumbelegungsplan aktuell halten und auf Anforderung binnen 14 Tagen vorlegen [2].

3. Pflichtausstattung & Material

• Matte oder Liege; adaptierbarer Tisch und Stuhl; Tisch für ergotherapeutische Mittel; Spiegel [1].
• Material für alle Altersstufen, ADL bzw. Alltagshilfen, Wahrnehmung, Psychomotorik, Graphomotorik; Werkzeug und Material für ergotherapeutische Mittel [1].
• Im Hausbesuch geeignetes, notwendiges Material mitführen [1].

4. Betrieb & Vertrag

• Behandlung erst nach erteilter Zulassung; Vertragsinhalte und Anlagen beachten [2].
• Mitarbeitermeldungen unverzüglich mit allen Pflichtangaben; Abgänge melden [2].
• Telemedizin synchron per Video in Echtzeit; DiGA und Videos nur ergänzend [2].

5. Fristen & Dokumentation

• Behandlungsbeginn: 28 Tage, dringlich 14 Tage, Entlassmanagement 7 Tage [2].
• Unterbrechungen: ab 15. Tag grundsätzlich ungültig, Ausnahmen T, K, F oder U in Summe bis 70 Tage [2].
• Leistung je Einheit dokumentieren, Unterschrift der Versicherten unmittelbar; keine Globalunterschrift, kein Vorauszeichnen, keine Korrekturmittel [2].
• Verlaufsdokumentation je Einheit, Aufbewahrung vier Jahre plus § 630f BGB [2].

Häufige Fragen

Reicht ein großer Raum für mehrere Therapeutinnen gleichzeitig?

Nein, nicht gleichzeitig. Für jede gleichzeitig tätige Person ist ein Therapieraum mit mindestens 12 m² erforderlich. Diese Pflicht entfällt nur, wenn sich Therapiezeiten nicht überschneiden. Die gesamte Therapiefläche der Praxis muss mindestens 20 m² betragen [1].

Wie weit muss meine Praxis Hausbesuche abdecken?

Zugelassene Praxen müssen verordnete Hausbesuche sicherstellen, wenn der Wohnort im Radius von 10 Kilometern um die Praxis liegt. Darüber hinaus ist die jeweils nächstgelegene zugelassene Praxis verpflichtet, die Hausbesuche sicherzustellen [2].

Dürfen Studierende in der Behandlung mitwirken?

Ja. Voraussetzung sind ein schriftlicher Ausbildungsvertrag mit der Fach- und oder Hochschule und eine tätige Mitwirkung abhängig vom Lernstand unter ständiger Aufsicht und Anleitung der oder des Zugelassenen oder einer entsprechend qualifizierten Ausbildungsperson. Die Praxis haftet für deren Leistungen [2].

Ab wann darf ich mit GKV-Verordnungen starten?

Erst nach erteilter Zulassung. Danach gelten die Fristen: Behandlungsbeginn in der Regel binnen 28 Tagen, bei dringlichem Bedarf binnen 14 Tagen und im Entlassmanagement innerhalb von 7 Tagen nach Entlassung bzw. unmittelbar im Anschluss an die stationsäquivalente psychiatrische Behandlung [2].

Welche baulichen Mindeststandards gelten im Therapieraum?

Therapieräume sind keine Durchgangsräume. Alle Räume müssen be- und entlüftbar, beheiz- und beleuchtbar sein. Der Richtwert für die lichte Deckenhöhe beträgt mindestens 2,40 m. Zudem sind Arbeitsstättenverordnung und Landesbauordnung zu beachten [1].

Fazit

Die GKV-Zulassung für Ergotherapiepraxen ist klar geregelt und mit guter Vorbereitung zügig erreichbar: qualifizierte Personen, prüffeste Räume und Pflichtausstattung, transparente Organisation, sauberer Hausbesuchsprozess und konsequente Einhaltung von Fristen und Dokumentation. Wer diese Mindeststandards anhand der Checkliste lückenlos belegt, erleichtert der ARGE die unverzügliche Entscheidung und reduziert spätere Prüfaufwände im laufenden Betrieb [1][2].