Ausfallhonorar in der Physiotherapiepraxis: Regeln und Abrechnung

In vielen Praxen gehört das Ausfallhonorar zum Alltag, doch entscheidend ist: Welche Regeln gelten für Physiotherapiepraxen, was decken der GKV-Vertrag und die Abrechnung wirklich ab, und wie dokumentiert man No-Shows sauber? Dieser Beitrag bündelt die relevanten Vorgaben und zeigt praxistaugliche Abläufe, die Retaxationen vermeiden und für Klarheit im Team sorgen.

Ausfallhonorar: Was die GKV-Abrechnung zulässt und was nicht

Klar ist: Abgerechnet werden dürfen gegenüber der gesetzlichen Krankenkasse nur Leistungen, die tatsächlich erbracht wurden. Nicht in Anspruch genommene Leistungen dürfen nicht abgerechnet werden [2]. Jede abgegebene Leistung ist auf der Rückseite der Verordnung mit Datum und Leistungsbezeichnung zu dokumentieren und von der oder dem Versicherten zu unterschreiben; Globalunterschriften und Bestätigungen im Voraus sind unzulässig [2]. Daraus folgt für die Praxis: No-Shows erzeugen keinen Vergütungsanspruch gegenüber der Krankenkasse.

Zum Ausfallhonorar selbst enthält der Vertrag keine materiell-rechtliche Regelung. Er regelt die GKV-Abrechnung und deren formale Anforderungen. Ein etwaiges Ausfallhonorar kann daher nicht über die Krankenkasse abgerechnet werden, sondern betrifft ausschließlich das privatrechtliche Verhältnis zwischen Praxis und Patientin oder Patient. Für die GKV bleibt maßgeblich, dass nur tatsächlich erbrachte Behandlungseinheiten mit ordnungsgemäßer Unterschrift abgerechnet werden [2].

Praktische Konsequenz:

• Keine Eintragung und keine Unterschrift für nicht stattgefundene Sitzungen, folglich keine GKV-Abrechnung [2].
• Abbruch einer Serie ist auf der Verordnungsrückseite im Feld zum Behandlungsabbruch zu dokumentieren, sofern zutreffend [1].
• Ein intern vereinbartes Ausfallhonorar berührt nicht die GKV-Abrechnungssystematik und ist davon getrennt zu handhaben.

Vertragliche Basis: Verordnung, Behandlungsvertrag und Zuzahlungsstatus

Physiotherapeutische Leistungen werden auf Grundlage einer ärztlichen Verordnung erbracht. Eine Verordnung ist gültig, wenn sie der Heilmittel-Richtlinie entspricht; Änderungen und Ergänzungen sind nur nach Maßgabe der Anlagen zum Vertrag zulässig [2]. Für die Praxisorganisation heißt das: Ohne ordnungsgemäße Verordnung keine abrechnungsfähige Leistung.

Wesentliche Punkte, die im Alltag bei Ausfällen relevant werden:

• Die Bestätigung jeder abgegebenen Leistung erfolgt mit Datum, Maßnahme und Unterschrift der oder des Versicherten auf der Rückseite. Ohne diese Unterschrift kein Abrechnungsanspruch [2].
• Der Zuzahlungsstatus auf der Verordnung ist bindend; fehlt die Angabe, gilt grundsätzlich Zuzahlungspflicht, es sei denn, eine gültige Befreiung wird vorgelegt. Eine Änderung des Status auf der Verordnung ist nicht erforderlich [1]. Dies hat zwar keinen direkten Bezug zum Ausfallhonorar, reduziert aber Missverständnisse bei verschobenen Terminen und Jahreswechseln.
• Jede Praxis führt eine fortlaufende Verlaufsdokumentation je Behandlungseinheit und bewahrt diese fünf Jahre auf. Auch Terminabsagen, Nichterscheinen oder Therapieabbrüche gehören zur Nachvollziehbarkeit in diese Dokumentation [2].

Fazit für die vertragliche Basis: Ein sauberer Behandlungsvertrag der Praxis regelt interne Spielregeln wie Ausfallfristen; die GKV-relevanten Nachweise bleiben davon getrennt und folgen strikt den Formular- und Dokumentationsanforderungen [2].

Dokumentation bei Terminabsage und No-Show: So gehen Sie vor

Die Rückseite des Muster 13 stellt zentrale Felder bereit: das Bestätigungsfeld mit Datum, Maßnahme, Leistungserbringer und Unterschrift der Versicherten sowie die Felder für Behandlungsabbruch, Stempel und Unterschrift des Leistungserbringers [1]. Diese Felder sind der Dreh- und Angelpunkt für eine abrechnungssichere Dokumentation.

Empfohlener Ablauf bei Absagen und Nichterscheinen:

1. Absage vor Terminbeginn: Keine Eintragung im Bestätigungsfeld, keine Unterschrift; Vermerk in der Verlaufsdokumentation (Datum, Art der Absage, ggf. Rückrufvereinbarung) [2].
2. Nichterscheinen ohne Absage: Ebenfalls keine Eintragung und keine Unterschrift. In der Verlaufsdokumentation vermerken, dass die Einheit nicht stattgefunden hat und ob ein neuer Termin vereinbart wurde [2].
3. Abbruch der gesamten Serie: Auf der Verordnungsrückseite das Feld zum Behandlungsabbruch nutzen und ordnungsgemäß zeichnen; dies schafft Klarheit für spätere Prüfungen [1].
4. Erbrachte Leistung: Datum und konkrete Maßnahme verständlich angeben, keine Sammel- oder Globalunterschrift, keine Korrekturmittel verwenden [2].

Wichtig: Bestätigungen im Voraus oder pauschale Unterschriften verstoßen gegen die Vertragsvorgaben und gefährden die Vergütung [2]. Bei Unklarheiten auf der Verordnung sind Korrekturen nur in den in Anlage 3a beschriebenen Fällen und Formen zulässig, teils arzt- und teils leistungserbringerseitig, jeweils mit Datum und Kürzel [1].

Fristen und Korrekturen im Blick: 28 Tage, 14 Tage, 3 Monate

Fristen entscheiden darüber, ob eine Verordnung abrechnungsfähig bleibt. Die Behandlung muss innerhalb von 28 Kalendertagen nach Ausstellungsdatum beginnen. Ist ein dringlicher Behandlungsbeginn vermerkt, beträgt die Frist 14 Kalendertage [1]. Wird der dringliche Beginn ärztlich aufgehoben, bleibt die 28-Tage-Frist maßgeblich [1]. Für Praxen heißt das: Terminverschiebungen infolge von Ausfällen sollen so geplant werden, dass der Behandlungsbeginn fristgerecht erfolgt oder nachgewiesen angepasst ist.

Kommt es in der Abrechnung zu formalen Beanstandungen durch die Krankenkasse, gilt das geregelte Korrekturverfahren: Die Kasse setzt die Verordnung ab und gibt einmalig die Möglichkeit, fehlende Angaben zu korrigieren oder zu ergänzen. Die Nachreichung muss innerhalb von 3 Monaten erfolgen; sonst bleibt die Absetzung bestehen und die Verordnung kann nicht erneut zur Abrechnung eingereicht werden [1].

Praktische Hebel bei Ausfällen:

• Prüfen, ob durch Terminverschiebungen die 28-Tage- bzw. 14-Tage-Frist tangiert wird, und rechtzeitig handeln [1].
• Korrekturen nur in den erlaubten Fällen und Formen, zumeist arztseitig mit erneuter Unterschrift und Datum, teils leistungserbringerseitig mit Kürzel „LE“, Datum und Unterschrift [1].
• Bei Absetzungen Fristmanagement etablieren, um die 3-Monats-Frist sicher einzuhalten [1].

Ausfallhonorar sauber geregelt: Kommunikation, Einwilligung, Trennung zur GKV

Für Ausfallhonorar gilt in der Praxis: Es betrifft das direkte Vertragsverhältnis zwischen Praxis und Patientin oder Patient. Der GKV-Vertrag steuert ausschließlich, was gegenüber der Krankenkasse abrechenbar ist; nicht erbrachte Leistungen sind nicht vergütungsfähig [2]. Ein Ausfallhonorar ist daher, wenn es erhoben wird, getrennt von der GKV-Abrechnung zu handhaben.

Empfehlungen für die Praxisorganisation:

• Transparente Information: In der Praxisvereinbarung schriftlich erläutern, ab welcher Frist eine Absage kostenfrei ist und wie Termine verlegt werden können. Die Einwilligung schriftlich dokumentieren und in der Patientenakte ablegen; die Verlaufsdokumentation notiert relevante Vorgänge fortlaufend [2].
• Saubere Trennung: Ausfallhonorare niemals auf dem Verordnungsformular dokumentieren oder mit GKV-Rechnungsdaten vermengen. Für die Kasse zählen ausschließlich tatsächlich erbrachte Einheiten mit korrekter Unterschrift [2].
• Einheitlicher Prozess: Team schulen, Checklisten nutzen, Zuständigkeiten für Terminerinnerungen, Absageannahme und Dokumentation klar regeln.

Diese Trennung minimiert Retaxrisiken und sorgt dafür, dass interne Regelungen zur Terminverbindlichkeit die GKV-Abrechnung nicht berühren.

Abrechnungssichere Prozesse bei Hausbesuchen und Serienabbrüchen

Hausbesuche sind nur abrechenbar, wenn das entsprechende Feld auf der Verordnung mit „Ja“ markiert ist; eine nachträgliche Änderung kann ausschließlich arztseitig mit erneuter Unterschrift und Datumsangabe erfolgen [1]. Wird ein Hausbesuch nicht durchgeführt, weil die Patientin oder der Patient nicht angetroffen wird, fehlt die tatsächliche Leistungserbringung und es besteht kein Vergütungsanspruch gegenüber der Krankenkasse [2].

Praktische Leitplanken:

• Vor dem Hausbesuch prüfen, ob das Feld „Hausbesuch: Ja“ gesetzt ist; fehlt es, ist eine Abrechnung des Hausbesuchs nicht möglich [1].
• Nicht stattgefundene Hausbesuche nicht dokumentieren und nicht abrechnen; den Vorgang in der Verlaufsdokumentation festhalten [2].
• Wird die Serie beendet, den Behandlungsabbruch auf der Verordnungsrückseite kennzeichnen und mit Praxisstempel sowie Unterschrift abschließen [1].

So bleibt die Abrechnung konsistent: Nur tatsächlich erbrachte Maßnahmen mit korrekter Kennzeichnung und Unterschrift gehen in die Rechnung; Abbrüche sind nachvollziehbar belegt [1][2].

Typische Fehlerquellen und wie Sie Retax vermeiden

• Abrechnung nicht erbrachter Leistungen: Verstößt gegen den Vertrag; ein Vergütungsanspruch besteht nur für abgegebene, unterschriebene Leistungen [2].
• Globalunterschriften oder Vorausbestätigungen: Unzulässig und retaxgefährdet [2].
• Fehlender Hausbesuch-Vermerk: Ohne „Ja“-Kennzeichnung kein abrechenbarer Hausbesuch [1].
• Verpasster Behandlungsbeginn: 28 Tage ab Ausstellungsdatum, bei dringlichem Bedarf 14 Tage; Fristversäumnisse gefährden die Abrechenbarkeit [1].
• Formfehler auf der Verordnung: Korrekturen nur im zulässigen Rahmen und rechtzeitig; bei Absetzung besteht eine einmalige 3-Monats-Frist zur Nachbesserung [1].
• Unklare Dokumentation bei Serienabbruch: Das Rückseitenfeld zum Behandlungsabbruch nutzen und die Verlaufsdokumentation fortschreiben [1][2].

Mit klaren Prozessen, Checklisten und geschultem Team lassen sich diese Stolpersteine zuverlässig vermeiden.

Häufige Fragen

Darf ich ein Ausfallhonorar mit GKV-Patientinnen und -Patienten abrechnen?

Gegenüber der Krankenkasse dürfen nur tatsächlich erbrachte Leistungen mit Unterschrift je Sitzung abgerechnet werden; nicht erbrachte Leistungen sind nicht vergütungsfähig [2]. Der Vertrag regelt keine privat zu vereinbarenden Ausfallhonorare; diese sind strikt von der GKV-Abrechnung zu trennen.

Wie dokumentiere ich einen nicht wahrgenommenen Termin korrekt?

Auf der Verordnungsrückseite erfolgt keine Eintragung und keine Unterschrift, weil keine Leistung erbracht wurde. Vermerken Sie den Vorgang in der Verlaufsdokumentation und kennzeichnen Sie einen Serienabbruch, falls zutreffend, im vorgesehenen Feld zum Behandlungsabbruch [1][2].

Kann ich einen Hausbesuch abrechnen, wenn die Patientin nicht angetroffen wurde?

Nein. Ein Hausbesuch ist nur abrechenbar, wenn er erbracht wurde und das Feld „Hausbesuch: Ja“ auf der Verordnung markiert ist [1]. Ohne Leistungserbringung besteht kein Vergütungsanspruch gegenüber der Krankenkasse [2].

Welche Fristen muss ich bei Terminverschiebungen beachten?

Der Behandlungsbeginn muss innerhalb von 28 Kalendertagen nach Verordnungsdatum liegen; bei ärztlich vermerktem dringlichem Bedarf innerhalb von 14 Tagen [1]. Planen Sie Terminverschiebungen so, dass diese Fristen sicher eingehalten oder ärztlich angepasst werden.

Was passiert bei Formfehlern in der Abrechnung?

Die Krankenkasse kann die Verordnung absetzen und gewährt einmalig die Möglichkeit zur Korrektur. Die Nachreichung muss innerhalb von 3 Monaten erfolgen; sonst bleibt die Absetzung bestehen und eine erneute Abrechnung ist nicht möglich [1].

Fazit

Ausfälle gehören zum Praxisalltag, doch abrechnungsfähig sind gegenüber der GKV ausschließlich erbrachte, dokumentierte und unterschriebene Leistungen. Ein klar geregeltes, privatrechtliches Ausfallhonorar bleibt strikt von der GKV-Abrechnung getrennt [2]. Saubere Dokumentation auf der Verordnungsrückseite, Nutzung der vorgesehenen Felder, die Verlaufsdokumentation sowie die Einhaltung zentraler Fristen wie 28 bzw. 14 Tage und 3 Monate bei Korrekturen sichern die Vergütung und vermeiden Retaxationen [1][2].